Privacy Policy

Algemeen

KdO Dordrecht hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. KdO Dordrecht houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy policy;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als KdO Dordrecht zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via het secretariaat.
 

Verwerking van persoonsgegevens van leden

Persoonsgegevens van leden worden door KdO Dordrecht verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Inschrijving lessen
• Communicatie en/of uitnodigingen
• Verrekening contributie
• Het organiseren en soepel doen verlopen van activiteiten buiten de lessen

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Aanmeldingsformulieren t.b.v. lidmaatschap of activiteiten

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan KdO Dordrecht de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Adres
• Woonplaats
• Geboorteplaats
• Telefoonnummer en extra telefoonnummer
• E-mailadres
• Geslacht
• Geboortedatum
• Wijze van betaling
• Bankrekeningnummer en tenaamstelling rekening
• Eventuele Bijzonderheden die nodig zijn voor de veiligheid van lid en leiding tijdens de les en/of activiteit

Uw persoonsgegevens worden door KdO Dordrecht opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de looptijd van de inschrijving plus een bewaartermijn van maximaal 2 jaar en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

 
Verwerking van persoonsgegevens van adverteerders, sponsors en geïnteresseerden

Persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde worden door KdO Dordrecht verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Communicatie
• Informatie rondom advertenties
• Het versturen van rekeningen

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Communicatie via telefoon en/of mail

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan KdO Dordrecht de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Bedrijfsnaam
• Bedrijfslogo
• Advertentie tekst
• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Website

Uw persoonsgegevens worden door KdO Dordrecht opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de periode dat men gezien wordt als een adverteerder, sponsor of geinteresseerde plus maximaal 2 jaar.

 
Verwerking van persoonsgegevens van vrijwilligers

Persoonsgegevens van vrijwilligers worden door KdO Dordrecht verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Communicatie
• Uitvoering geven aan uitbetaling van vrijwilligers vergoeding
• Aanvragen van VOG’s (Verklaring Omtrent Gedrag)

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De vrijwilligers overeenkomst

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan KdO Dordrecht de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Telefoonnummer
• Geboortedatum
• Geboorteplaats
• E-mailadres
• VOG (Verklaring Omtrent Gedrag)
• Bankgegevens

Uw persoonsgegevens worden door KdO Dordrecht opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de periode dat men een overeenkomst heeft plus een bewaartermijn van maximaal 2 jaar en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het verzorgen van de internetomgeving t.b.v. de KdO website en nieuwsbrief
• Het bijhouden van de ledenadministratie (via digimembers van KNGU)

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Fotoprotocol

KdO heeft een apart fotoprotocol opgesteld, dat hier te vinden is.

Indien u er bezwaar tegen heeft dat er op onze website/facebookpagina een foto wordt geplaatst waarop uw kind te zien is, willen we u verzoeken om een een mail te sturen met uw bezwaar naar media@kdodordrecht.nl met (pas)foto van uw kind, zodat wij de gemaakte foto’s vóór publicatie goed kunnen controleren. De door u verstrekte (pas)foto zal uiteraard vertrouwelijk worden behandeld en uitsluitend worden gebruikt voor het hiervoor genoemde doel.

Bovenstaande tekst staat tevens vermeld op het aanmeldformulier t.b.v. het lidmaatschap.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

KdO Dordrecht bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Maximale bewaartermijnen staan aangegeven in dit document.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens KdO Dordrecht van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
• Onze leden en vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact op te nemen via het secretariaat. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Policy nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op via onderstaande contactgegevens.

Contactgegevens

KdO Dordrecht
Mildenburg 35
3328 JE
Dordrecht
secretariaat@kdodordrecht.nl

© KdO Dordrecht Privacy Policy versie 2 | juni 2018